neděle 24. října 2010

Papír nebo elektronika?

Velké dilema, které řeší  nejeden manažer. A není to pouze záležitost manažerů, ale v podstatě všech, kteří si chtějí nějakým způsobem zorganizovat svůj čas. Po několika letech zkušeností s oběma variantami bych se s vámi rád podělil o svůj pohled na věc.

 

Začnu elektronikou :)

S tou jsem v podstatě začínal a dalo by se říct, že v dnešní době s ní začíná naprostá většina lidí. Různé poznámky v kalendáři v mobilu atd. Snad někdy použil každý a s nástupem nových technologií atd. se to akorát posouvá hlouběji. Po nějaké době jsem poznal zařízení s Windows mobile a jelikož vlastním Outlook 2003, tak možnost synchronizace mě naprosto nadchnula. Umožní vám to přenést obrovské množství informací během chvilky, rychle měnit plány aniž   byste měli diář nějak poškrtaný, nový Outlook 2010 jde dokonce ještě o něco dále a umožňuje vám propojení s OneNote, zobrazuje vám v kalendáři i úkoly, které jste si na daný den naplánovali a má možnosti tisku tohoto kalendáře opravdu hodně dobré. Navíc díky synchronizaci s Win. Mobile telefon to máte všechno pěkně v pohodě v kapse.  Má to ovšem jedno velké ale a to můžete tušit všichni - Jde o techniku - může kdykoliv dojít baterka, naskočit chyba v telefonu, můžou vám telefon ukrást (ještě sem neviděl že by nějaký zloděj cíleně kradl papírový diář :) ). A v momentě kdy máte mít důležitou schůzku a v telefonu vám dojde baterka (a opravdu říkejte si co chcete, ale v poslední době se mi to stává docela často, nebo telefon hodí chybu a už nenaskočí), tak máte vážný problém. 1) pokud nemáte hodinky, tak nevíte kolik je hodin, 2) nemáte telefonní číslo na toho dotyčného takže mu nemůžete ani zavolat.


Když to shrnu do pár bodů, tak by to vypadalo asi takto..

  • Kompaktní rozměry - mobil, PDA se vlezou do kapsy
  • Synchronizace - během chvilky můžete mít cokoliv z počítače ve svém mobilu a naopak
  • Možnost snadné změny plánů - prostě chytnete svůj plán a přetáhnete ho na jiný den, smažete,..
  • Bez škrtanců - víte že se ve vašem diáři kdykoliv vyznáte bez problémů
  • Upozorní vás na blížící se událost
  • Může dojít k selhání techniky - ať už chyba, dojde baterka,…
  • Nedáváte do toho tolik kreativity, jako když si děláte program v papírovém diáři
  • O něco horší přehlednost v rámci delšího časového úseku (na telefonu)

 

Dobře a jak si tedy vede klasický papírový diář?

Nebudu teď popisovat složité plánovací systémy typu ADK, Franklin Covey atd. A to z jednoho praktického důvodu - jejich cena je opravdu vysoká a ne každý si je může dovolit. Navíc se nabízí otázka, jestli opravdu za tyto peníze dostanete tolik navíc. Když jsem se díval na týdenní náplň diáře ADK, tak mi přišla docela nepřehledná a chyběli mi tam nějaké údaje, které jsou standartní u obyčejných diářů (třeba zobrazení hodin u jednotlivých dnů).

Ale zpět k diářům obecně. Jejich velkou výhodou je naprosto perfektní možnost úpravy tak, aby vám vyhovovali! Na rozdíl od mobilu atd. si můžete zvolit z nepřeberného množství designů a velikostí od A4 až po malé A6 diáře, které dáte už pomalu také do každé větší kapsy. Navíc si můžete vybrat mezi denním a týdenním zobrazením záznamů. A další podpora vaší kreativity přichází, když poprvé berete tužku do ruky a začnete si do diáře značit důležitá data, styl jakým a kde si je zapíšete je opět pouze na vás. Při plánování můžete používat jakékoliv kombinace barev, tak aby ten diář byl jak se říká - vaší součástí. Další výhodou, kterou má oproti elektronickému diáři je, že mu nemůže spadnout operační systém, dojít baterka atd. tzn. Že veškeré údaje, které do něj zapíšete budete mít kdykoliv k dispozici a to i třeba několik let dozadu, pokud si diáře schováte (elektronické se čas od času samy promažou od starých položek, aby nezabíraly tolik místa).  Jako nevýhodu bych viděl hlavně asi nutnost vypěstovat si zvyk nosit tenhle papírový "mozek" stále sebou, přece jenom dát si mobil do kapsy když někam jdu je už automatické, ale u papírového diáře to nějaký čas trvá. Jako druhou nevýhodu bych viděl upravování plánů. V momentě kdy máte něco naplánovaného a máte to ještě třeba zvýrazněné nějakou barvou, tak musíte škrtat atd. což při častém měnění plánů může diář dost znepřehlednit.


Opět krátké shrnutí :)

  • Naprostá svoboda ve volbě designu
  • Naprostá svoboda - co si zapíšu a jak si to zapíšu, kam si to zapíšu, jak to zvýrazním,…
  • Možnost zvolit velikost a rozložení
  • Nižší cena než za nový telefon (popř. Windows Mobile + Outlook)
  • Absolutně bez poruchový a bez bateriový :)
  • V případě častých úprav plánu není úplně vhodný
  • Nutnost zvyknout si na to, že ho nosím sebou

 

Takže jsme si řekli nějaké výhody a nevýhody obou zástupců. A jak to tedy je? Který je lepší?

Na to je velice těžká odpověď. Každý má jiné požadavky, takže pro každého bude odpověď trochu jiná.  Ten kdo často mění plány a nechce se starat o to co má teďka v plánu (telefon ho upozorní), tak asi zvolí digitální řešení svého diáře. Na druhou stranu kreativní osoby, které mají rády jistotu toho že za všech okolností budou v obraze si asi spíš zvolí papírový diář. A nebo může být odpověď i že si zvolí oba a určitým způsobem je navzájem propojí, což mě osobně se ukázalo jako vesměs ideální systém. Kdy v telefonu mám databázi kontaktů, a těch důležitějších úkolů a v diáři potom následně naplánované činnosti a všechny ty drobné úkoly, které je potřeba udělat.

 

Od nového roku bych ale veškeré úkoly atd přesunul čistě do papírové formy. Takže moje odpověď pro rok 2011 je čistě papírová :) A co vy? Jaký diář preferujete a proč?

2 komentáře:

  1. u mě taky nakonec vyhrál :)) už jenom kvůli mým neustálým problémům s telefonem :D

    OdpovědětVymazat